დოკუმენტების შეკვრა ჩვეულებრივი პროცედურაა სასულიერო და საოფისე გარემოში. მიუხედავად იმისა, რომ ეს მარტივად ჩანს, არსებობს სპეციალური რეგულაციები, რომლებიც განსაზღვრავს დოკუმენტების ნაკერისა და მათი შესრულების წესებს. ეს წესები უნდა იცოდეს ისე, რომ ტენდერში ან არქივში გაგზავნილი დოკუმენტები არ დაუბრუნდეს შემდგომი დამუშავებისა და შეცვლის მიზნით.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ციმციმის შემდეგ დოკუმენტების უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად და აგრეთვე მათი სწორი თანმიმდევრობით შენახვის უზრუნველსაყოფად, ინვენტარის გარდა, ყველა ფურცელი უნდა იყოს დანომრილი. დოკუმენტები შედის ქრონოლოგიური ან ანბანური თანმიმდევრობით. ჩასმულ ფურცლებზე კონვერტები დანომრილია ჩასმული ფურცლების წინ. ცარიელი ფურცლები გამორიცხულია საქმისგან და განადგურებულია დანომრილი გარეშე.
ნაბიჯი 2
საქმის ფურცლები მარტივი ფანქრით დაანგარიშეთ ზევიდან ქვემოდან, დატოვეთ ციფრები თითოეული ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში, ტექსტზე ზემოქმედების გარეშე. ზედა და მარცხენა კუთხეში გამოსახეთ ფოტოები და გრაფიკები.
ნაბიჯი 3
თუ დოკუმენტები შეიცავს რამოდენიმე ფურცლიდან გადაბმულ რუქებს, დანომრეთ ისინი ერთ ფურცლად, მიუთითეთ წებოში ფურცლების რაოდენობა. ნუმერაციის ბოლოს ცალკე ფურცელზე დაწერეთ სასერთიფიკატო წერილი. მასში მიუთითეთ ცალკეული დოკუმენტების ფურცლების რაოდენობა და მახასიათებლები, აგრეთვე მათი ფიზიკური მდგომარეობა.
ნაბიჯი 4
ამასთან, შედგენილი დოკუმენტაციისთვის უნდა შედგეს ინვენტარი. ნუ დათვლით ინვენტარის ფურცლებს. ინვენტარში ჩაწერეთ დოკუმენტის სახელი, მიუთითეთ ინვენტარიზაციის თარიღი, ანოტაცია, რომელიც განსაზღვრავს დოკუმენტების ნაკრების მიზანს და ასევე ჩამოთვალეთ ყველა დოკუმენტი, ფურცლების რაოდენობის გათვალისწინებით. ინვენტარის დასასრულს, შეიტანეთ შემქმნელის სახელი, გვარი და სახელი.
ნაბიჯი 5
თითოეული შემთხვევის საფარის ზომა უნდა იყოს 229x324 მმ. საქმის პირველ და ბოლო ფურცელზე შეკერეთ წვრილი მუყაოს ზოლები. კაბელი გადის ამ ზოლებზე. საქმის დასასრულებლად გამოიყენეთ სილიკატური წებო.
ნაბიჯი 6
მინდვრის მარცხენა კიდეზე, ტექსტურ ველთან შეხების გარეშე, გააკეთეთ სამი ხვრელი ფურცლის ან ხვრელის ბურთით სიმეტრიულად ფურცლის მთელ სიმაღლეზე, ერთმანეთისგან 3 სმ დაშორებით. კერვისთვის გამოიყენეთ საკერავი ძაფი ან ბანკის ძაფები და საკერავი ნემსი.
ნაბიჯი 7
დოკუმენტი ორჯერ შეიკარით, რომ ნაკრები ძლიერი იყოს. გაიყვანეთ ძაფის ბოლოები ცენტრალური ხვრელიდან ბოლო ფურცლის უკანა მხარეს და მიამაგრეთ კვანძი. ჩასადეთ სტიკერი კორპუსზე დამაჯერებელი წარწერით, დალუქეთ და დახურეთ ასამბლეა.
ნაბიჯი 8
ძაფების ბოლოები დატოვეთ უფასო. სასერთიფიკატო ეტიკეტს უნდა ჰქონდეს მკაფიო და იკითხება მენეჯერისა და ორგანიზაციის ბეჭედი.
